Geen dag is hetzelfde als Implementatiemanager bij Circle8. Toch kent elke werkdag van Marlies Windt een vaste basis: structuur aanbrengen, schakelen tussen verschillende stakeholders en zorgen dat implementaties soepel verlopen. Al zeven jaar zet zij zich in om nieuwe samenwerkingen succesvol van start te laten gaan. Benieuwd hoe haar werkdag eruitziet? We nemen een kijkje achter de schermen.

Een vliegende start vanuit huis

"Als het kan, start ik mijn dag graag thuis op," vertelt Marlies. Haar werkdag begint meestal tussen 07:30 en 09:00 uur. Juist de vroege uren gebruikt ze om haar mailbox door te nemen en een plan voor de dag te maken. Vaak ligt er al een planning klaar vanuit de week ervoor, maar die wordt in de ochtend nog verder aangescherpt.

"Planningen zijn handig, maar zeker niet in steen gehouwen. In dit werk moet je flexibel blijven en kunnen inspelen op veranderingen."

Ook praktisch denkt Marlies vooruit. Wanneer het type overleg zich ervoor leent, neemt ze haar eerste call vanuit de auto. Anders doet ze deze vanuit huis en vertrekt ze later richting kantoor, zodat ze de drukste files kan vermijden.

Samen de voortgang bewaken

Tussen 09:00 en 10:30 uur staan vaak interne en externe voortgangsoverleggen gepland. Tijdens deze korte calls van ongeveer 15 tot 30 minuten worden de verschillende implementaties besproken.

"We kijken naar openstaande acties, verdelen werkzaamheden opnieuw als dat nodig is en controleren of we nog volgens planning werken. Daarnaast is er ruimte om elkaar om hulp te vragen of bijzonderheden te bespreken."

Om voldoende tijd over te houden voor verdieping en focus, probeert Marlies deze voortgangsgesprekken zoveel mogelijk op drie vaste dagen in de week te bundelen.

Tijd voor focuswerk

De overige ochtenden gebruikt zij voor werkzaamheden die volledige concentratie vragen.

"Denk aan het invoeren van raamovereenkomsten, het analyseren van juridische documenten of andere taken waarbij je niet constant gestoord wilt worden door telefoontjes of chats."

Juist deze momenten zijn belangrijk om vooruit te werken en complexe vraagstukken zorgvuldig uit te werken.

Acties omzetten in resultaten

Na de voortgangsgesprekken volgt de uitwerking. Van het aanpassen van implementatieplanningen en het uitwerken van notulen tot het organiseren van workshops: alle besproken acties krijgen een vervolg.

Daarnaast weten collega's Marlies gedurende de dag goed te vinden voor vragen of advies.

Verbinden en vooruitkijken

Na de lunch verschuift de focus vaak naar overleg en afstemming. Zowel intern als extern is Marlies voortdurend bezig met het verbinden van mensen, processen en verwachtingen.

"Ik loop regelmatig even langs collega's om te horen hoe het gaat, of om alvast iets af te stemmen wat er binnenkort aankomt. Bijvoorbeeld wanneer een klant mogelijk een mailing wil versturen of wanneer er extra ondersteuning nodig is."

Of zoals ze zelf lachend zegt: "Volgens mij noemen ze dat tegenwoordig stakeholdermanagement."

Werken aan verbeteringen

Aan het einde van de middag reserveert Marlies zoveel mogelijk tijd voor haar eigen actielijst. Dit kunnen uiteenlopende werkzaamheden zijn, zoals het uitwerken van procesplaten, het maken van presentaties of het voorbereiden van toekomstige implementaties.

"In dit blok probeer ik echt meters te maken op mijn eigen werkzaamheden. Natuurlijk blijf ik bereikbaar voor klanten en leveranciers, maar intern help ik collega's vooral bij spoedgevallen."

Altijd in beweging

Hoewel dit een typische werkdag op kantoor of thuis beschrijft, zijn er ook regelmatig dagen waarop Marlies bij klanten op locatie aanwezig is. Toch draait haar werk altijd om hetzelfde doel: zorgen dat implementaties succesvol verlopen en dat alle betrokken partijen weten waar ze aan toe zijn.

"Dat schakelen tussen mensen, processen en oplossingen maakt het werk uitdagend. Geen enkele implementatie is hetzelfde en juist die afwisseling maakt mijn functie zo leuk."